Выбор и приобретение системы электронного документооборота — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Зачастую только использование системы электронного документооборота без изменения бизнес-процессов не позволяет добиться желаемых результатов. Для получения действительно существенного эффекта необходимо провести ряд подготовительных работ. Частью полномасштабного внедрения является бизнес-консалтинг, включающий исследование и анализ, разработку модели «как есть», оптимизацию и разработку модели «как будет», разработку проектных решений, предложений по использованию технических и организационных инноваций с учетом предметной области и особенностей бизнеса конкретного заказчика.

Бизнес-консалтинг позволяет достичь эффекта от внедрения более высокого уровня за счет взаимоувязки целей и задач проекта со стратегическими целями, задачами бизнеса заказчика и их показателями, а не только исходя из необходимости получить локальные улучшения и удобства для пользователей. Консалтинг проводится не в отрыве, а дополняет процесс внедрения информационной системы. Проектные решения закрепляются технически в системе и организационно в разработанных регламентах, проходят проверку на практике, становятся неотъемлемой частью текущей деятельности предприятий.

На основе богатого опыта компании по внедрению систем электронного документооборота разработана и постоянно развивается собственная технология внедрения, включающая в себя:

  • библиотеку типовых проектных решений;
  • моделирование бизнес-процессов с использованием самой современной нотации BPMN;
  • четкую организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта;
  • проведение обучения пользователей по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов;
  • расчет эффективности по итогам внедрения;
  • другие опции.

Технология предусматривает несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами нашей компании. Благодаря данной технологии внедрения процесс перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным.

В результате заказчик получает полноценно внедренную систему электронного документооборота (СЭД), когда:

  • работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;
  • высшее руководство работает с документами из системы;
  • контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;
  • в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;
  • создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Именно такая система позволит получить эффект от внедрения.

В начало