Для чего нужны ЕСМ системы?

У многих компаний сегодня есть проблемы, требующие незамедлительного решения. Однако далеко не все понимают, что с этим всем делать.

РУТИНА

Согласование важных документов занимает неоправданное количество времени?

Кто не проводил время в очереди под кабинетом у шефа? И все для того, чтобы получить автограф на очередном документе. Изнурительное ожидание и понимание того, что после этого кабинета необходимо повторить процедуру у другого кабинета. 

А какой в Вашей компании размер листа согласования для договорного документа? 10 подписей? Может 20?

Шефу такая ситуация тоже не по душе. Когда ему необходимо уехать на встречу он каждый раз на выходе из своего кабинета сталкивается с взглядом сотрудников, которые так и не дождались аудиенции.

Поиск документов занимает много времени?

В большинстве случаев на практике линейный менеджер работает с десятком договоров одновременно. В крупных компаниях может измерятся и сотнями. Основная сложность для работника - где и у кого на согласовании находится конкретный документ в текущий момент времени? Какая стадия его согласования?

Возникли вопросы по важному договору пятилетней давности? - необходимо перебирать бесчисленные коробки с перевязанными пачками документов.

Сложно контролировать выполнение поставленных задач?

Каждый руководитель сталкивается с тем что приходиться держать в голове сотни мелких задач, контролировать и не забывать о каждой из них довольно трудно. Особенно это выражено когда задач действительно много, они появляются и исчезают с разной скоростью, тем более когда задачи поручаются другим сотрудникам на исполнение. Кроме контроля результата выполнения задачи, каждый руководитель желает видеть ход её выполнения, контролировать отдельные этапы задачи.

Для решения вопросов постановки и контроля задач руководитель, как правило, надеется на свою память, пишет в ежедневник, полагается на секретаря.

Однако! Память может "подвести", секретаря может не быть рядом, а ежедневник не сделает автоматическое напоминания о предстоящем событии!

Привязаны постоянно к офису?

Необходимо поработать с документом, нанести резолюцию, найти и прочитать нужный документ, поставить задачи подчиненным, проконтролировать выполненные? И для этого у Вас есть несколько часов: час в поездке до аэропорта, пара часов в самолете, плюс взлет и посадка, час в терминале... В полете разговаривать не разрешат, в ноутбук все на свете документы не загрузишь... Что же делать?

Чувствуете что погрязаете в рутине?

Вспомните: когда вы только начали работать, каждое дело встречалось вами с восторгом, вы с энтузиазмом брались за работу и не хотели уходить домой. Вам нравилось то, чем вы занимались. А однажды работа перестала радовать вас. Вот тогда-то и началась рутина...

А что такое рутина?

Ежедневно сходить в другое офисное здание для подписания бумажного документа - это рутина? 

К одному документу необходимо написать и согласовать еще пять сопроводительных документов не потому что так правильно, а потому что так исторически сложилось - это рутина?

Высокие затраты на содержание компании?

Вы генеральный директор. У Вас только в офисе работает 100 сотрудников. Или 1 000? Когда Вы их принимали на работу то считали что с их помощью можно свернуть горы. Но со временем Вы определили что ожидаемый эффект не достигнут. Причина в том, что Вашим сотрудникам львиную долю рабочего времени необходимо заниматься второстепенной работой, которая не приносит бизнес-результат. Носить из кабинета в кабинет документы для подписи, оформлять сомнительно необходимые сопроводительные документы к документам, возить отчеты производства в офис и обратно. Перечислять можно практически бесконечно... 

А знаете ли Вы? - по статистике у офисного сотрудника на рутинные неэффективные действия уходит минимум 30 процентов рабочего времени ежедневно.

 

 

Подведя итог можно отметить что руководитель компании минимум треть заработной платы ежемесячно "выбрасывает"... А сколько это в деньгах?

Примем за константу зарплату сотрудника в офисе для удобства расчета в размере 3 тысяч гривен на руки. Опираясь на статистику - одну тысячу гривен Вы тратите в бездну.

Далее простая математика: 100 сотрудников - 100 000 гривен, 1 000 сотрудников - миллион! гривен. Напоследок необходимо добавить начисления на фонд оплаты труда.

 

 

 

 

А ведь это время тот же штат сотрудников мог потратить на выполнение задач для реального бизнеса: вести поиск клиентов, оформлять сделки, проводить маркетинговые мероприятия и многое другое.

 

Как поправить ситуацию? Правильный рецепт решения: бизнес-консалтинг, анализ и оптимизация бизнес-процессов, приобретение системы класса ЕСМ, ее внедрение. Далее - Вы используете предлагаемое нами решение и ежемесячно экономите.

Какая стоимость решения? Сколько времени составляет окупаемость?

- связаться с нами



Что же делать?

Бизнес-консалтинг
  • Провести бизнес-анализ действующих процессов в организации Заказчика;
  • Определить схему "как есть";
  • Оптимизировать бизнес-процессы по существующей схеме;
  • Определить схему "как будет";
  • Описать будущие процессы в проектных документах;
  • Согласовать с Заказчиком.
Выбор системы

Определить систему, наиболее подходящую к требованиям бизнес-процессов Заказчика. При выборе системы учесть:

  • Коньюктуру бизнес-процессов, которые будут автоматизироваться;
  • ИТ инфраструктуру; 
  • Количество сотрудников, которые будут работать в системе ЕСМ;
  • Бюджет проекта.
Внедрение
  • Настроить выбранную ЕСМ систему для Заказчика согласно схемам "как будет" и предложениям о оптимизации;
  • Провести тестирование настроенной системы в соответствии с ожиданиями;
  • Провести пилотный запуск автоматизированных процессов;
  • Расширить автоматизированные процессы на все подразделения Компании.
Обучение
  • Обучить персонал работе с системой;
  • Обучить команду ИТ специалистов Заказчика для поддержки и развития системы.
Поддержка
  • Подключить Заказчика к действующей системе поддержки (суппорта);
  • Обеспечить работоспособность и функциональность системы.